Zapytanie ofertowe 1/2020
Stowarzyszenie „Syrenka”
Dotyczy: postępowania opartego na zasadach konkurencyjności mającego na celu wybór audytora projektu „Czas wystartować” współfinansowanego ze środków PFRON
KOD CPV 79212000-3- Usługi audytu
- ZAMAWIAJĄCY
Stowarzyszenie Niewidomych i Słabowidzących „Syrenka”
ul. Deotymy 41
01-441 Warszawa
NIP 5251917383
REGON 011896700
- OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
- Przeprowadzenie audytu projektu „Czas wystartować” dofinansowanego ze środków PFRON, kwota wydatków kwalifikowalnych 382.865,84
- Zakres przeprowadzonego audytu
I Audytor dokonuje oceny dokumentów finansowych i rzeczowych w odniesieniu do działań zrealizowanych przez Wnioskodawcę. Ocenie audytora podlega zgodność realizacji zadania/projektu z jego założeniami określonymi we wniosku oraz w umowie. Podczas audytu badana jest wiarygodność danych, zarówno liczbowych jak i opisowych, zawartych w przedstawionych przez Wnioskodawcę dokumentach związanych z realizowanym zadaniem/projektem.
II W ramach audytu badane jest w szczególności czy:
księgi rachunkowe – w części dotyczącej ewidencji zdarzeń gospodarczych związanych z realizacją zadania/projektu,
dowody księgowe, stanowiące podstawę dokonania zapisów w księgach rachunkowych,
zestawienia sporządzone na podstawie dokumentów potwierdzających poniesienie kosztów (faktur VAT i/lub innych dokumentów o równoważnej wartości dowodowej) przedkładane przez Wnioskodawcę do rozliczenia przyznanego dofinansowania,
są zgodne ze stanem rzeczywistym realizacji zadania/projektu (w tym czy prawidłowo, rzetelnie i jasno przedstawiają sytuację finansową i majątkową zadania/projektu, według stanu na dzień sporządzenia ww. dokumentów) a także czy odpowiadają wymogom zawartym w umowie.
III Audyt obejmuje w szczególności:
- weryfikację kwalifikowalności poniesionych kosztów i sposobu ich dokumentowania, w tym m.in.:
- weryfikację, na podstawie reprezentatywnej próby, oryginałów dowodów księgowych dokumentujących zdarzenia dotyczące realizacji zadania/projektu (w okresie objętym audytem), w tym weryfikację opisu dowodów księgowych (klauzul), zgodnie z warunkami umowy; dobór próby powinien być oparty na metodach statystycznych,
- ocenę prawidłowości i wiarygodności poniesionych kosztów (w tym m.in. czy zostały faktycznie poniesione, czy są zasadne i oszczędne, czy są związane z realizacją zadania/projektu, czy zostały poniesione w terminie realizacji zadania/projektu),
- sprawdzenie wniesienia przez Wnioskodawcę wkładu własnego, zgodnie z warunkami wskazanymi w umowie,
- kontrolę zgodności prowadzenia rachunkowości z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223, z późn. zm.), w części dotyczącej audytowanego zadania/projektu,
- sprawdzenie, czy prowadzona jest wyodrębniona ewidencja księgowa w zakresie zdarzeń dotyczących realizacji zadania/projektu, zgodnie z zasadami wskazanymi w umowie,
- sprawdzenie statusu podatkowego Wnioskodawcy (w szczególności w zakresie podatku VAT),
2) weryfikację zgodności danych przekazywanych w sprawozdaniu z realizacji zadania/projektu w części dotyczącej postępu rzeczowego oraz postępu finansowego z dokumentacją dotyczącą realizacji zadania/projektu,
3) weryfikację sposobu pozyskiwania i przechowywania oraz przetwarzania danych o uczestnikach zadania/projektu, zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926, z późn. zm.),
4) weryfikację sposobu monitorowania zadania/projektu przez Wnioskodawcę (osiągania celu zadania/projektu), dotrzymanie harmonogramu realizacji działań w zadaniu/projekcie,
5) o ile dotyczy danego Wnioskodawcy – ocenę poprawności udzielania zamówień publicznych obejmującą w szczególności sprawdzenie, czy Wnioskodawca prawidłowo stosuje ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759, z późn. zm.). W przypadku Wnioskodawców, którzy nie są zobligowani do stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych, audyt powinien obejmować prawidłowość zakupu dostaw i usług pod względem gospodarności.
- weryfikację sposobu realizacji działań promocyjnych, zgodnie z warunkami umowy,
- weryfikację sposobu prowadzenia i archiwizowania dokumentacji zadania/projektu,
- sprawdzenie, czy Wnioskodawca wdrożył zalecenia po przeprowadzonych kontrolach oraz usunął uchybienia, jeśli takie zostały wykryte.
IV Audyt zewnętrzny powinien zostać przeprowadzony zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Praktyki Zawodowej Audytu Wewnętrznego, stanowiącymi załącznik do Komunikatu Nr 4 Ministra Finansów z dnia 20 maja 2011 r. w sprawie standardów audytu wewnętrznego dla jednostek sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF z 2011 r. Nr 5, poz. 23).
- Miejsce realizacji audytu: siedziba Stowarzyszenia „Syrenka” Deotymy 41, Warszawa.
- Termin realizacji audytu: druga połowa marca 2020
- Informacja o możliwości składania ofert częściowych
Zamawiający nie przewiduje możliwości składania ofert częściowych.
- Warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków
Warunki udziału w postepowaniu oraz sposób dokonania oceny ich spełniania znajduje się w załączonych wytycznych dotyczących audytu.
- Wyłączania z udziału w postępowaniu
Zamówienie może być zlecone osobie, która spełnia wymóg bezstronności i niezależności, tj.:
- nie posiada udziałów, akcji lub innych tytułów własności w Jednostce audytowanej lub w jednostce z nią stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej, w której ma wykonać usługę dotyczącą audytu zewnętrznego zadania/projektu,
- nie jest i nie był (-a) w ciągu ostatnich 3 lat przedstawicielem prawnym (pełnomocnikiem), członkiem organów nadzorczych bądź zarządzających lub pracownikiem Jednostki audytowanej albo jednostki z nią stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej,
- nie osiągnął (-a), chociażby w jednym roku w ciągu ostatnich 5 lat, co najmniej 50% przychodu rocznego z tytułu świadczenia usług na rzecz Jednostki audytowanej, jednostki wobec niej dominującej lub jednostek z nią stowarzyszonych, jednostek od niej zależnych lub współzależnych – nie dotyczy to pierwszego roku działalności podmiotu przeprowadzającego audyt,
- w ciągu ostatnich 3 lat nie uczestniczył (-a) w sporządzaniu dokumentów stanowiących przedmiot audytu zewnętrznego,
- nie jest małżonkiem, krewnym lub powinowatym w linii prostej do drugiego stopnia i nie jest związany(-a) z tytułu opieki, przysposobienia lub kurateli z osobą zarządzającą lub będącą w organach nadzorczych Jednostki audytowanej albo zatrudniającą przy prowadzeniu audytu takich osób,
- nie jest i nie był (-a) zaangażowany(-a) w planowanie, realizację, zarządzanie zadaniem/projektem, którego dotyczy audyt,
- nie pozostaje w stosunku pracy lub zlecenia z Państwowym Funduszem Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych,
- nie mam żadnych innych powodów, które spowodowałyby, że nie spełnia warunków bezstronności i niezależności
Ocena spełniania w/w warunku zostanie dokonana na podstawie oświadczenia o bezstronności i niezależności zawartego w treści formularza stanowiącego załącznik do wytycznych dotyczących audytu. Zamawiający zastrzega sobie prawo do weryfikacji złożonych przez Wykonawcę oświadczeń. W takim przypadku Wykonawca ma obowiązek w ciągu 3 dni roboczych przedstawić dokumenty żądane przez Zamawiającego.
- Kryteria oceny ofert wraz ze wskazaniem ich wagi punktowej lub procentowej oraz sposób przyznawania punktacji za spełnienie danego kryterium oceny ofert
Złożone oferty oceniane będą według następujących kryteriów oceny:
1) CENA – waga 100% (max. 100 pkt.): ilość punktów, która zostanie przyznana danej ofercie zostanie wyliczona w następujący sposób:
Najniższa cena za przeprowadzenie audytu
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - x 100%
Cena za przeprowadzenie audytu z badanej oferty
Cena za przeprowadzenie audytu powinna obejmować wszystkie koszty Oferenta związane
z wykonaniem usługi.
- Sposób przygotowania oferty
Ofertę należy przygotować na formularzu „Formularz oferty”, który stanowi załącznik nr 1 do zapytania ofertowego. Podane w „Formularzu oferty” ceny muszą uwzględniać wszystkie koszty związane
z realizacją usługi i nie mogą ulec zmianie w trakcie trwania umowy. Cena powinna być podana w kwocie brutto. W przypadku prowadzenia działalności gospodarczej do oferty należy dołączyć aktualny wypis
z KRS lub wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Do oferty należy dołączyć podpisany załącznik do wytycznych dotyczących audytu. Oferta powinna być opatrzona pieczątką i/lub podpisana czytelnie przez wykonawcę, zawierać adres lub siedzibę oferenta, numer telefonu, numer NIP i numer REGON (jeśli dotyczy).
- SPOSÓB ZŁOŻENIA OFERTY:
Oferty należy dostarczyć wyłącznie w formie elektronicznej na adres
Załączniki:
Załącznik nr 1 – Formularz ofertowy,
Załącznik nr 2 – wytyczne dotyczące audytu wraz z załącznikiem,
