Zapytanie ofertowe 1/2024
Stowarzyszenie „Syrenka”
Dotyczy: postępowania opartego na zasadach konkurencyjności mającego na celu wybór audytora projektu „Czas wystartować 5” współfinansowanego ze środków PFRON
KOD CPV 79212000-3- Usługi audytu
- ZAMAWIAJĄCY
Stowarzyszenie Niewidomych i Słabowidzących „Syrenka”
ul. Deotymy 41
01-441 Warszawa
NIP 5251917383
REGON 011896700
- OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
- Przeprowadzenie audytu projektu „Czas wystartować 5” dofinansowanego ze środków PFRON, kwota wydatków kwalifikowalnych 682.420,00
- Zakres przeprowadzonego audytu
I Audytor dokonuje oceny dokumentów związanych z realizowanym zadaniem/projektem (w tym dowodów księgowych) w odniesieniu do działań zrealizowanych przez Wnioskodawcę. Ocenie audytora podlega zgodność realizacji zadania/projektu z jego założeniami określonymi we wniosku oraz w umowie. Podczas audytu badana jest wiarygodność danych, zarówno liczbowych jak i opisowych, zawartych w przedstawionych przez Wnioskodawcę dokumentach.
II W ramach audytu badane jest w szczególności czy:
księgi rachunkowe – w części dotyczącej ewidencji zdarzeń gospodarczych związanych z realizacją zadania/projektu,
dowody księgowe, stanowiące podstawę dokonania zapisów w księgach rachunkowych,
zestawienia sporządzone na podstawie dokumentów potwierdzających poniesienie kosztów (faktur VAT lub innych dokumentów o równoważnej wartości dowodowej) przedkładane przez Wnioskodawcę do rozliczenia przyznanego dofinansowania,
są zgodne ze stanem faktycznym realizacji zadania/projektu (w tym czy prawidłowo, rzetelnie i jasno przedstawiają sytuację finansową i majątkową zadania/projektu, według stanu na dzień sporządzenia ww. dokumentów) a także czy odpowiadają wymogom zawartym w umowie.
III Audyt obejmuje w szczególności:
- weryfikację kwalifikowalności poniesionych kosztów i sposobu ich dokumentowania, w tym m.in.:
- weryfikację (na podstawie reprezentatywnej próby) oryginałów dowodów księgowych dokumentujących zdarzenia dotyczące realizacji zadania/projektu (w okresie objętym audytem), w tym czy dowody księgowe spełniają warunki określone w art. 21 oraz art. 22 ustawy o rachunkowości oraz weryfikację opisu dowodów księgowych (klauzul), wymaganych zgodnie z warunkami umowy; dobór próby powinien być oparty na metodach statystycznych,
- ocenę prawidłowości i wiarygodności poniesionych kosztów (w tym m.in. czy zostały faktycznie poniesione, czy są zasadne i oszczędne, czy są związane z realizacją zadania/projektu, czy zostały poniesione w terminie realizacji zadania/projektu),
- sprawdzenie wniesienia przez Wnioskodawcę wkładu własnego, zgodnie z warunkami wskazanymi w umowie,
- kontrolę zgodności prowadzenia rachunkowości z przepisami ustawy o rachunkowości, w części dotyczącej audytowanego zadania/projektu,
- sprawdzenie, czy w zakresie zdarzeń dotyczących realizacji zadania/projektu, prowadzona jest wyodrębniona dokumentacja finansowo-księgowa i ewidencja księgowa, zgodnie z zasadami wynikającymi z ustawy o rachunkowości, w sposób umożliwiający identyfikację poszczególnych operacji księgowych,
- sprawdzenie statusu podatkowego Wnioskodawcy (w szczególności w zakresie podatku VAT),
2) weryfikację zgodności danych przekazywanych w sprawozdaniu z realizacji zadania/projektu w części dotyczącej postępu rzeczowego oraz postępu finansowego z dokumentacją dotyczącą realizacji zadania/projektu,
3) weryfikację sposobu pozyskiwania i przechowywania oraz przetwarzania danych o uczestnikach zadania/projektu, zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) oraz ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1781.),
4) weryfikację sposobu monitorowania zadania/projektu przez Wnioskodawcę (osiągania celu zadania/projektu), dotrzymanie harmonogramu realizacji działań w zadaniu/projekcie,
5) o ile dotyczy danego Wnioskodawcy – ocenę poprawności udzielania zamówień publicznych obejmującą w szczególności sprawdzenie czy Wnioskodawca prawidłowo stosuje ustawę Prawo zamówień publicznych. W przypadku Wnioskodawców, którzy nie są zobligowani do stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych, audyt powinien obejmować prawidłowość zakupu dostaw i usług pod względem gospodarności oraz – w przypadku powierzenia wykonania usługi wyknawcy zewnętrznemu – spełnienie zasady bezstronności, konkurencyjności i obiektywizmu; pod pojęciem „powierzenia wykonania usługi wykonawcy zewnętrznemu” należy rozumieć sytuację, w której podmiot prowadzący działalność gospodarczą otrzyma zlecenie na wykonanie usługi i będzie to zlecenie realizować przy pomocy swoich pracowników.
- O ile dotyczy danego Wnioskodawcy – ocenę poprawności stosowania zasady konkurencyjności zgodnie z warunkami wskazanymi w zasadach realizacji zadania ustawowego lub w procedurach realizacji programu,
- weryfikację sposobu realizacji działań promocyjnych, zgodnie z warunkami umowy,
- weryfikację sposobu prowadzenia i archiwizowania dokumentacji zadania/projektu,
- sprawdzenie czy Wnioskodawca wdrożył zalecenia po przeprowadzonych kontrolach oraz usunął uchybienia, jeśli takie zostały wykryte.
IV Audyt zewnętrzny powinien zostać przeprowadzony zgodnie z „Międzynarodowymi Standardami Praktyki Zawodowej Audytu Wewnętrznego”, opracowanymi przez The Istitute of Internal Auditors, jako standardy audytu wewnętrznego dla jednostek sektora finansów publicznych, stanowiącymi załącznik do Komunikatu Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 12 grudnia 2016 r. w sprawie standardów audytu wewnętrznego dla jednostek sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MRiF z 2016 r. poz. 28).
V Audytem zewnętrznym musi być objętych co najmniej 90% kosztów zadania/projektu.
- Miejsce realizacji audytu: siedziba Stowarzyszenia „Syrenka” Deotymy 41, Warszawa.
- Termin realizacji audytu: luty/marzec 2024
- Informacja o możliwości składania ofert częściowych
Zamawiający nie przewiduje możliwości składania ofert częściowych.
- Warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków
Warunki udziału w postepowaniu oraz sposób dokonania oceny ich spełniania znajduje się w załączonych wytycznych dotyczących audytu.
- Wyłączania z udziału w postępowaniu
Zamówienie może być zlecone osobie, która spełnia wymóg bezstronności i niezależności, tj.:
- nie posiada udziałów, akcji lub innych tytułów własności w Jednostce audytowanej lub w jednostce z nią stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej, w której ma wykonać usługę dotyczącą audytu zewnętrznego zadania/projektu,
- nie jest i nie był (-a) w ciągu ostatnich 3 lat przedstawicielem prawnym (pełnomocnikiem), członkiem organów nadzorczych bądź zarządzających lub pracownikiem Jednostki audytowanej albo jednostki z nią stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej,
- nie osiągnął (-a), chociażby w jednym roku w ciągu ostatnich 5 lat, co najmniej 50% przychodu rocznego z tytułu świadczenia usług na rzecz Jednostki audytowanej, jednostki wobec niej dominującej lub jednostek z nią stowarzyszonych, jednostek od niej zależnych lub współzależnych – nie dotyczy to pierwszego roku działalności podmiotu przeprowadzającego audyt,
- w ciągu ostatnich 3 lat nie uczestniczył (-a) w sporządzaniu dokumentów stanowiących przedmiot audytu zewnętrznego,
- nie jest małżonkiem, krewnym lub powinowatym w linii prostej do drugiego stopnia i nie jest związany(-a) z tytułu opieki, przysposobienia lub kurateli z osobą zarządzającą lub będącą w organach nadzorczych Jednostki audytowanej albo zatrudniającą przy prowadzeniu audytu takich osób,
- nie jest i nie był (-a) zaangażowany(-a) w planowanie, realizację, zarządzanie zadaniem/projektem, którego dotyczy audyt,
- nie pozostaje w stosunku pracy lub zlecenia z Państwowym Funduszem Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych,
- nie mam żadnych innych powodów, które spowodowałyby, że nie spełnia warunków bezstronności i niezależności
Ocena spełniania w/w warunku zostanie dokonana na podstawie oświadczenia o bezstronności i niezależności zawartego w treści formularza stanowiącego załącznik do wytycznych dotyczących audytu. Zamawiający zastrzega sobie prawo do weryfikacji złożonych przez Wykonawcę oświadczeń. W takim przypadku Wykonawca ma obowiązek w ciągu 3 dni roboczych przedstawić dokumenty żądane przez Zamawiającego.
- Kryteria oceny ofert wraz ze wskazaniem ich wagi punktowej lub procentowej oraz sposób przyznawania punktacji za spełnienie danego kryterium oceny ofert
Złożone oferty oceniane będą według następujących kryteriów oceny:
1) CENA – waga 100% (max. 100 pkt.): ilość punktów, która zostanie przyznana danej ofercie zostanie wyliczona w następujący sposób:
Najniższa cena za przeprowadzenie audytu
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - x 100%
Cena za przeprowadzenie audytu z badanej oferty
Cena za przeprowadzenie audytu powinna obejmować wszystkie koszty Oferenta związane
z wykonaniem usługi.
- Sposób przygotowania oferty
Ofertę należy przygotować na formularzu „Formularz oferty”, który stanowi załącznik nr 1 do zapytania ofertowego. Podane w „Formularzu oferty” ceny muszą uwzględniać wszystkie koszty związane
z realizacją usługi i nie mogą ulec zmianie w trakcie trwania umowy. Cena powinna być podana w kwocie brutto. W przypadku prowadzenia działalności gospodarczej do oferty należy dołączyć aktualny wypis
z KRS lub wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Do oferty należy dołączyć podpisany załącznik do wytycznych dotyczących audytu. Oferta powinna być opatrzona pieczątką i/lub podpisana czytelnie przez wykonawcę, zawierać adres lub siedzibę oferenta, numer telefonu, numer NIP i numer REGON (jeśli dotyczy).
- SPOSÓB ZŁOŻENIA OFERTY:
Oferty należy dostarczyć wyłącznie w formie elektronicznej na adres
Załączniki:
Załącznik nr 1 – Formularz ofertowy,
Załącznik nr 2 – wytyczne dotyczące audytu wraz z załącznikiem,
